Recomendaciones para el uso de la plataforma de videoconferencias Zoom
Para tu equipo de trabajo
Tener la última versión actualizada del cliente zoom. Ante la duda descargar la última versión desde https://zoom.us/support/download y reinstalarla.
Tener actualizado el sistema operativo y antivirus de su equipo.
Para la Reunión Virtual
Si creas la reunión, evita utilizar el ID de la reunión personal, usar la opción “generar el ID automáticamente”
Seleccionar la casilla de contraseña de ingreso a la reunión, no dejar salas sin contraseña.
Enviar un mensaje a los asistentes con el link de acceso a la reunión y luego enviar otro mensaje con la contraseña de la misma.
Evitar compartir enlaces de dominios desconocidos por el chat durante la reunión.
No compartir archivos mediante Zoom, ni aceptar archivos compartidos por este medio por sus asistentes.
Informar a los participantes acerca del enlace de la reunión (ID de de la reunión y de la contraseña) a través de la cuenta de correo oficial del Ayuntamiento ( Zimbra ), no a través de redes sociales.
Antes de empezar, solicite a los participantes silenciar los micrófonos. Evalua si conviene recomendar a los participantes a «levantar la mano» en lugar de que usen el micrófono para pedir la palabra, o bloquear el chat si el mismo constituye un problema.
Una vez iniciada la reunión, con todos los participantes, el administrador pude “Bloquear la reunión” para que ningún otro usuario pueda ingresar.
Es importante que en el corto plazo se obligue a que solo participantes registrados en zoom puedan ingresar a su sala.
Si la reunión se corta a los 40min, es posible reingresar a la sala con el mismo enlace y contraseña (Administrador y los participantes), proceso que puede llevar menos de 20 segundos.
Familiarícese con el manejo y opciones de Zoom en días previos a la reunión.
Para el registro de cuentas
Desde el servicio de informática, se podrán crear cuentas en Zoom asociada a su cuenta de correo institucional @mairenadelalcor.es, para disponer de mayor funcionalidad y capacidad de asistentes.
El proceso de registro de nuevas cuentas en Zoom debe hacerse con tiempo (1 o 2 dìas de antelación a la reunión), ya que implica el intercambio de correos con Zoom que -dada la demanda- tedría cierta demora.
Avise a todos sus potenciales asistentes que se registren en zoom, idealmente con las cuentas oficiales del ayuntamiento de Mairenad del Alcor, ya que en el futuro así sera requerido, sino al menos con otra cuenta de correo, no importa que tipo de cuenta zoom posea un asistente, lo relevante es que el ingreso sea registrado.
Cuando este seguro de que lo han hecho, en las opciones de creación de la sala, podrá exigir que solo aquellos que inician sesión en zoom puedan ingresar. Esto constituye una importante medida de seguridad.
